Document Record

Creator

Quebec. Civil Secretary
Lower Canada. Civil Secretary

Title

Civil Secretary's correspondence : A 1 - S Series : Quebec and Lower Canada
Correspondance du secrétaire civil : Série A 1 - S : Québec et Bas-Canada

Identifier

MIKAN: 126122
Reels/Bobines: C-2994 to C-3014, C-3032 to C-3035, C-3117 to C-3118, C-3194 to C-3200
Archival Reference/Référence Archivistique: RG 4-A1
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Subject

Government
Gouvernement

Document source

Library and Archives Canada / Bibliothèque et Archives Canada

Notes

1760/1841

Language

English

Description

The civil secretary, a personal appointee of the Lieutenant Governor, conducted the whole internal management of the province, initiating or handling all public business and dealing with petitions for favours and appeals from decisions made by subordinate authorities. For much of the period from the establishment of civil government in 1764 to the union in 1841, the offices of Civil Secretary to the Governor and Clerk to the Executive Council were held in plurality by one man. The offices of Civil and of Provincial Secretary were briefly held in plurality by John Ready from 1820 to 1822.
This collection reflects the broad range of responsibilities undertaken by the Civil Secretary and the Clerk to the Executive Council, both in those capacities and in other minor offices such as Clerk of the Crown in Chancery. Incoming correspondence, petitions, reports and other documents received by the Civil Secretary on behalf of the Governor, with some drafts of replies, are the backbone of this collection. The drafts and copies of Minutes of Council, petitions and reports submitted to Council, and other records created or accumulated by the Clerk to the Executive Council run parallel to the Secretary's correspondence.
When volumes 1 to 140 were originally prepared for microfilming, the documents were placed in strict chronological order, separating many enclosures from the covering correspondence. When preparation for microfilming resumed, enclosures were placed with their covering letter or report while submissions to Council were filed with the relevant Minutes. Consequently, documents of 1815 to 1841 are now arranged in parallel series of Secretary's correspondence and Clerk's records.
Contents of the collection are alternatively written in French and English. There is no finding aid for the correspondence.
Le secrétaire civil, dont la nomination relevait du lieutenant-gouverneur, contrôlait l'ensemble de l'administration interne de la province. Il s'occupait de toutes les affaires d'ordre public, des demandes de faveurs et des contestations soulevées par les décisions prises par des autorités subalternes. Pendant la majeure partie de la période allant de l'établissement du gouvernement civil en 1764 jusqu'à l'Union de 1841, les fonctions de secrétaire civil du gouverneur et de greffier du Conseil exécutif étaient cumulées par une seule et même personne. Entre 1820 et 1822, John Ready a brièvement cumulé les postes de secrétaire civil et de secrétaire de la province.
Cette collection reflète le vaste éventail des responsabilités du secrétaire civil et du greffier du Conseil exécutif en tant que tels, mais aussi celles de d'autres charges mineures comme celle de greffier de la Couronne en chancellerie. La correspondance, les pétitions, les rapports et autres documents reçus par le secrétaire civil au nom du gouverneur, avec quelques projets de réponses, constituent le noyau de cette collection. Les projets et les copies des procès-verbaux du Conseil, les pétitions et les rapports présentés au Conseil, et autres documents créés ou accumulés par le greffier du Conseil exécutif se trouvent en parallèle avec la correspondance du secrétaire civil.
Lors de la préparation initiale des volumes 1 à 140 en vue de leur reproduction sur microfilm, les documents furent classés dans un ordre strictement chronologique et beaucoup de pièces jointes furent, par conséquent, séparées de leur correspondance d'origine. Lors de la reprise des préparatifs en prévision de la reproduction, les pièces jointes ont été replacées avec leur lettre ou leur rapport d'origine, alors que les propositions adressées au Conseil ont été classées avec les procès-verbaux correspondants. Ainsi, les documents pour les années 1815 à 1841 sont maintenant classés dans des séries parallèles, celle de la correspondance du secrétaire et celle des archives du greffier.
Les documents de la collection sont tantôt en français, tantôt en anglais. Il n'y a aucun instrument de recherche pour la correspondance.
Volumes: 1-131

URL

https://heritage.canadiana.ca/view/oocihm.lac_mikan_126122