Document Record

Creator

Canada. Dept. of National Defence.

Title

Department of National Defence, Directorate of History and Heritage : Kardex system
Minstère de la Défence, Direction de l'histoire et du patrimoine : Système Kardex

Identifier

MIKAN: 133187
Reels/Bobines: T-2405 to T-2468, T-3972 to T-3980
Archival Reference/Référence Archivistique: RG 24 G 3 1 a, R112-104-3-E, R112-104-3-F
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Subject

Government
Military
Gouvernement
Militaire

Document source

Library and Archives Canada / Bibliothèque et Archives Canada

Notes

1913/1970

Language

English
German
Japanese

Description

In January 1923, the Department of Militia and Defence, which had been responsible for the Canadian military between 1906 and 1921, became the Department of National Defence (DND) as a result of the prior amalgamation of Naval Services, Militia and Defence, as well as the merger of the Air Board into the department. By bringing the organizations under the control of a single minister, the government recognized the need to maintain a multi-service force, but hoped to realize certain administrative economies, and a degree of unification in the administration and direction of the forces. The Second World War saw a major expansion and restructuring of the department. Although individual service departments were not created in law, a minister of national defence for air was appointed in May 1940 and a minister of national defence for naval services was created in July of that year to lessen the burden on the Minister responsible for defence. In practice, this meant that there were three separate ministries. After the war, in 1946, the department’s organization reverted to prewar form. In February 1968, the three services (army, air and navy) were unified into the Canadian Armed Forces. In October 1972, the civilian and military branches in Ottawa were merged into the single National Defence Headquarters. Including military and civilian personnel, DND has been the largest government department since 1945, while its operating budget has consistently been among the three highest.
The Directorate of History and Heritage (DHH) was founded in 1996, following the amalgamation of the National Defence History Directorate and the Directorate of Military Traditions and Heritage. The roots of this organization go all the way back to the First World War. The DHH is one of the main archival repositories for Canadian military history, along with Library and Archives Canada, and is located in Ottawa. Its mandate is to save and pass on Canadian military history.
This collection consists of records accumulated by the DHH and its predecessors primarily for use in writing official histories of Canada's armed forces. The Army Historical Section organized records that it accumulated and collected according to a system known as the Kardex, in which a library type classification system is employed to organize records according to subject. The Kardex system was replaced with Document Collection accessioning system in 1972. Microfilm reels T-2405 to T-2468 include German documents from the U.S. German Military Documents series and from the Air Historical Branch 6, British Air Ministry; war diaries of British and US army units and formations, 1944-1945; notes on Canadian Naval Board procedures, 1942-1943; Military District file lists; Canadian Medical Procurement and Assignment Board minutes of meetings, 1942-1951; "Japanese Studies in World War II - Naval Operations in the Northern Area"; Japanese documents translated by the US Army Historical Section; and German documents collected by A.G. Steiger. There are also files created by the DHH relating to the Royal Canadian Air Force, 1920-1968.
En janvier 1923, le ministère de la Milice et de la Défense, qui avait été responsable de la défense du Canada de 1906 à 1921, est devenu le ministère de la Défense nationale (MDN) par suite de la fusion antérieure du ministère du Service naval, du ministère de la Milice et de la Défense, et de l'incorporation du Conseil de l'air au sein du ministère de la Défense nationale. En regroupant ces organismes sous l'autorité d'un seul ministre, le gouvernement reconnaissait la nécessité de conserver des forces militaires polyvalentes. Le gouvernement souhaitait aussi réaliser des économies administratives et un certain degré d'unification au niveau de l'administration et de la direction des forces. L'éclatement de la Deuxième Guerre mondiale a entraîné une importante expansion et restructuration du Ministère. Bien qu'aucune loi n'ait été à l'origine de la création de ces services individuels, on procéda à la nomination d'un ministre de la Défense nationale pour l'air en mai 1940 et d'un ministre de la Défense nationale pour la marine en juillet de la même année afin d'alléger les responsabilités du ministre de la Défense nationale. Il y avait donc, en pratique, trois ministères distincts. Après la guerre, en 1946, l'organisation du Ministère reprit sa forme d'avant-guerre. En février 1968, les trois services (armée, aviation et marine) furent unifiés pour former les Forces armées canadiennes. En octobre 1972, la section civile et la section militaire d'Ottawa furent fusionnées en un seul Quartier général de la Défense nationale. Si l'on tient compte du personnel militaire et du personnel civil, le MDN demeure, depuis 1945, le plus gros des ministères avec un budget de fonctionnement qui se situe constamment parmi les trois plus élevés.
La Direction de l'histoire et du patrimoine (DHP) a été créée en 1996 suite à la fusion du Service historique de la Défense nationale et de la Direction des traditions et du patrimoine militaires. Les racines de cette organisation remontent à la Première Guerre mondiale. La DHP constitue, avec Bibliothèque et Archives Canada, l'un des principaux dépôts d'archives pour l'histoire militaire du Canada. Située à Ottawa, son mandat est de sauvegarder et de transmettre l'histoire militaire du Canada.
Cette collection, constituée de documents conservés par la DHP et ses prédécesseurs, était principalement destinée à la rédaction d'ouvrages relatant l'histoire officielle des Forces armées du Canada. La Section historique de l'Armée avait organisé les documents recueillis et amassés selon le système Kardex qui s'inspire d'un système de classification utilisé dans les bibliothèques pour organiser les documents par sujets. En 1972, le système Kardex fut remplacé par le « Document Collection accessioning system ». Les bobines de microfilm T-2405 à T-2468 comprennent des documents allemands provenant de la série des « U.S. German Military Documents » et de la « Air Historical Branch 6, British Air Ministry ». On y trouve aussi des journaux de guerre provenant d'unités et de formations britanniques et américaines en 1944-1945, des notes concernant les procédures du Conseil naval canadien en 1942-1943, des fichiers des districts militaires, des procès-verbaux des réunions de la Commission de recrutement et de répartition du personnel médical pour les années 1942 à 1951, un document intitulé « Japanese Studies in World War II - Naval Operations in the Northern Area », des documents japonais traduits par la U.S. Army Historical Section, ainsi que des documents allemands recueillis par A.G. Steiger. On y trouve enfin des dossiers créés par la DHP concernant l'Aviation royale du Canada, 1920-1968.
Aucun instrument de recherche n'a été trouvé au début des bobines de microfilm.

URL

https://heritage.canadiana.ca/view/oocihm.lac_mikan_133187