Document Record

Title

Railway Committee of the Privy Council : Correspondence
Comité des chemins de fer du Conseil privé : Correspondance

Identifier

MIKAN: 134616
Reels/Bobines: T-7164 to T-7165, T-7198 to T-7200
Archival Reference/Référence Archivistique: RG 46 B II
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Document source

Library and Archives Canada / Bibliothèque et Archives Canada

Notes

1867/1903

Language

English
French

Description

This collection consists of the incoming and outgoing correspondence that formed the greater part of the records maintained by the Railway Committee of the Privy Council. The correspondence includes the Committee's activities and its relationship with railways, municipalities, organizations, and corporations. Subjects frequently entail accident reports and returns; reports of railway inspections; details of rates, tariffs, and tolls; and correspondence concerning passes, timetables, rules and regulations, and expropriations; complaints; petitions for legislation; and approval for routes, buildings, opening of railway lines for traffic, crossings, and crossing protection. Individual items range in extent from voluminous pieces of correspondence to brief transmittal notes. As the correspondence was not physically organized by subject or originator, an elaborate system was devised to enable the location of all correspondence relevant to a specific matter.
Separate numbering systems were created for incoming and for outgoing correspondence. Each item of incoming correspondence was allotted a consecutive number upon receipt and the correspondence physically kept in this consecutive numerical order is now found in the Letters received. It was also recorded in a register found in the Registers of letters received. Outgoing letters were also allotted a consecutive number on despatch. No outgoing correspondence has survived, but a record of each letter, along with a summary of its contents, was kept in a register found in the Registers of letters sent.
The journals were also used as a location device and a subject index to correspondence. Each railway with or about which correspondence was exchanged was allotted a subject number. Both incoming or outgoing correspondence pertaining to that railway was then listed in these journals in chronological order under the subject number allotted to that railway. Therein lies cartographic material and technical drawings such as plans of railway and street crossings, opening or changing lines, and new structures such as bridges, and shared facilities.
Cette collection, qui forme la majeure partie de la documentation conservée par le Comité des chemins de fer du Conseil privé, comprend la correspondance reçue et envoyée. Celle-ci se rapporte aux activités du Comité et ses rapports avec les chemins de fer, les municipalités, les organisations et les entreprises. Elle porte souvent sur les sujets suivants : les rapports d’accidents et les rapports d’inspections ferroviaires, les détails concernant les tarifs et les péages, les laissez-passer, les horaires, les règles et règlements, les expropriations, les plaintes, les pétitions adressées à la Législature, les autorisations pour des routes, des bâtiments, les ouvertures de lignes ferroviaires pour le trafic, les passages à niveau et leur protection. La nature de certaines pièces individuelles peut varier d’une masse importante de correspondance à une courte note d’envoi. Puisque la correspondance n’a pas fait l’objet d’une classification par sujet ou par créateur, un système complexe a été conçu pour permettre la localisation de toute la correspondance se rapportant à un sujet précis.
Des systèmes de numérotation distincts ont été créés pour la correspondance reçue et la correspondance expédiée. Un numéro séquentiel était attribué à chaque pièce au moment de sa réception et cette correspondance était physiquement classée et conservée dans l’ordre numérique séquentiel qui existe toujours pour les lettres reçues. Ce numéro était aussi consigné dans un registre trouvé avec les registres des lettres reçues. Un numéro séquentiel était également attribué à chaque lettre au moment de son envoi. Aucune lettre envoyée n’a été conservée mais un enregistrement existe pour chaque lettre, avec un résumé de son contenu, dans un registre conservé avec les registres des lettres expédiées.
Les journaux étaient aussi utilisés pour localiser les documents et comme index analytique des sujets traités dans la correspondance. Un numéro de sujet était attribué à chaque ligne ferroviaire ayant fait l’objet d’un quelconque échange de correspondance. Toutes les lettres reçues et expédiées concernant cette ligne étaient ensuite enregistrées, dans leur ordre chronologique, dans ces journaux sous le numéro du sujet correspondant à la ligne ferroviaire. On peut y trouver des documents cartographiques et des dessins techniques, tels que des plans pour les passages à niveau et les intersections routières, l’ouverture ou la modification des lignes ferroviaires, l’ajout de nouvelles structures comme des ponts, et le partage des installations.

URL

https://heritage.canadiana.ca/view/oocihm.lac_mikan_134616